ในการทำเอกสารผ่านโปรแกรม Microsoft Word หากคุณมีเอกสารง่ายๆ การเพิ่มหมายเลขหน้าในเอกสารก็เพิ่มได้ง่ายๆ แต่ถ้าเราใช้โปรแกรมมาได้ระยะหนึ่งแล้วก็สามารถสร้างรูปแบบซับซ้อนได้ยิ่งขึ้น ในบทความนี้จะสอนวิธีเพิ่มหมายเลขหน้าใน Microsoft Word ที่ซับซ้อน
วิธีใส่เลขหน้า
ในการเพิ่มหมายเลขหน้าในเอกสาร Word ให้ไปที่แท็บ “Insert” บน Ribbon จากนั้นคลิกปุ่ม “Page Number” ในส่วน “Header & Footer”
เมนูแบบเลื่อนลงจะแสดงตัวเลือกต่างๆ มากมายสำหรับตำแหน่งที่คุณต้องการให้หมายเลขหน้าปรากฏ เช่น ด้านบนของหน้า ด้านล่างของหน้า และอื่นๆ ตัวเลือกสองสามข้อสุดท้ายช่วยให้คุณจัดรูปแบบหมายเลขหน้าได้แม่นยำยิ่งขึ้น (ซึ่งเราจะดูในภายหลังในบทความนี้) หรือเอาหมายเลขหน้าออกจากเอกสาร
ชี้เมาส์เหนือหนึ่งในสี่ตัวเลือกแรกและแกลเลอรีหมายเลขหน้าจะปรากฏขึ้น แต่ละตัวเลือกในแกลเลอรีช่วยให้คุณมีแนวคิดทั่วไปว่าหมายเลขหน้าจะมีลักษณะอย่างไรบนหน้าของคุณ
เมื่อเราพบตัวเลือกที่ต้องการแล้ว ให้ดำเนินการต่อและคลิกเพื่อให้ Word กำหนดหมายเลขหน้าเอกสารในสไตล์นั้นโดยอัตโนมัติ ในตัวอย่างนี้ เราได้เลือกรูปแบบ “Accent Bar” ในรูปแบบ “Page X”
ถ้าคุณแทรกหมายเลขหน้าที่ด้านบนหรือด้านล่างของหน้า พื้นที่หัวกระดาษหรือท้ายกระดาษของเอกสารของคุณจะเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติ และคุณสามารถทำการเพิ่มเติมใดๆ ที่คุณต้องการรอบๆ หมายเลขหน้าใหม่ของคุณ เมื่อพร้อมที่จะกลับไปที่เอกสาร ให้เราแตะปุ่ม “Close Header & Footer” บน Ribbon หรือดับเบิลคลิกที่ใดก็ได้ในเอกสารของคุณนอกพื้นที่หัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ
นั่นคือเวอร์ชันง่ายๆ ของการเพิ่มหมายเลขหน้า และทำงานได้ดีถ้าคุณมีเอกสารธรรมดา ซึ่งคุณต้องการให้หมายเลขหน้าทั้งหมด และเราต้องการให้กำหนดหมายเลขโดยใช้แบบแผนเดียวกัน
วิธีทำให้เลขหน้าไม่แสดงบนหน้าแรกของเอกสารหรือส่วนแรก
เมื่อหน้าแรกของคุณเป็นหน้าชื่อเรื่อง คุณอาจต้องการใช้ส่วนท้ายหรือส่วนหัวที่แตกต่างจากที่คุณใช้ในส่วนที่เหลือของเอกสาร และคุณอาจไม่ต้องการให้หมายเลขหน้าแสดงบนหน้านั้น เมื่อคุณเปิดส่วนหัวหรือส่วนท้ายของคุณโดยดับเบิลคลิกที่ใดที่หนึ่งในพื้นที่เหล่านั้น Word จะเปิดแท็บ “Design” ใหม่บน Ribbon ในส่วนที่ชื่อ “เครื่องมือส่วนหัวและส่วนท้าย”
บนแท็บนั้น คุณจะพบตัวเลือก “หน้าแรกที่แตกต่างกัน”
สิ่งสำคัญที่ควรทราบที่นี่คือตัวเลือกนี้ใช้กับส่วนของเอกสารที่คุณวางจุดแทรกของคุณไว้ หากคุณมีเพียงส่วนเดียวในเอกสารของคุณ การเลือกตัวเลือก “หน้าแรกที่แตกต่างกัน” จะทำให้ส่วนหัวและส่วนท้ายปัจจุบันหายไปจากหน้าแรกของเอกสารของคุณ จากนั้นคุณสามารถพิมพ์ข้อมูลต่างๆ สำหรับส่วนหัวหรือส่วนท้ายของคุณในหน้าแรกได้หากต้องการ
ถ้าคุณมีหลายส่วนในเอกสารของคุณ คุณสามารถเปลี่ยนหัวกระดาษและท้ายกระดาษสำหรับหน้าแรกของแต่ละส่วนได้ สมมติว่าคุณกำลังเขียนหนังสือที่มีบทต่างๆ กัน และคุณได้ตั้งค่าแต่ละบทไว้ในส่วนของตัวเอง ถ้าคุณไม่ต้องการให้ส่วนหัวและส่วนท้ายแบบปกติ (และหมายเลขหน้า) ปรากฏบนหน้าแรกของแต่ละส่วน คุณสามารถวางจุดแทรกของคุณไว้ที่ใดที่หนึ่งในส่วนนั้นแล้วเปิดใช้งานตัวเลือก “หน้าแรกที่แตกต่างกัน”
วิธีใส่เลขหน้าคี่และหน้าคู่ให้ต่างกัน
คุณยังสามารถตั้งค่าการกำหนดหมายเลขหน้าเพื่อให้ตำแหน่งของหมายเลขหน้าแตกต่างกันในหน้าคี่และหน้าคู่ คุณจะพบว่าหนังสือส่วนใหญ่ใช้วิธีนี้เพื่อให้หมายเลขหน้าปรากฏทางด้านซ้ายบนหน้าซ้าย (คู่) และไปทางขวาของหน้าขวา (หน้าคี่) ซึ่งจะช่วยป้องกันหมายเลขหน้าจากการผูกมัดของหนังสือและทำให้มองเห็นได้ง่ายขึ้นเมื่อคุณพลิกหน้าต่างๆ
Word ยังมีตัวเลือกสำหรับสิ่งนั้น บนแท็บ “การออกแบบ” เดียวกันนั้น ในส่วน “เครื่องมือส่วนหัวและส่วนท้าย” ของ Ribbon เพียงคลิกตัวเลือก “Header & Footer Tools.”
Word จะจัดรูปแบบหมายเลขหน้าโดยอัตโนมัติเพื่อให้แสดงในหนังสือ จากนั้นก็สามารถปรับเปลี่ยนด้วยตนเองได้ตามต้องการ
วิธีเพิ่มตัวเลขและรูปแบบต่างๆ ในส่วนต่างๆ
เอกสารส่วนใหญ่ใช้ตัวเลขอารบิก (1, 2, 3 ฯลฯ) ในส่วนเนื้อหาหลักของเอกสาร และบางส่วนใช้ตัวเลขโรมัน (i, ii, iii ฯลฯ) สำหรับส่วนต่างๆ เช่น สารบัญ บทนำ และอภิธานศัพท์ . คุณสามารถตั้งค่าเอกสารของคุณด้วยวิธีนี้ใน Word ได้เช่นกัน
สิ่งแรกที่เราต้องทำคือสร้างส่วนต่างๆในเอกสารสำหรับส่วนต่างๆ ตัวอย่างเช่น ถ้าเราต้องการให้กำหนดหมายเลขสารบัญและบทนำแตกต่างจากเนื้อหาหลักของเอกสารจะต้องสร้างส่วนอื่นไว้ข้างหน้าเพื่อเก็บส่วนเหล่านั้น
เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้วางจุดแทรกของคุณไว้ที่จุดเริ่มต้นของเอกสารของคุณ (หากคุณยังไม่ได้สร้างเนื้อหาเบื้องต้นนั้น) หรือวางไว้ด้านหน้าหน้าแรกของเนื้อหาหลักของคุณ (หากคุณได้สร้างเนื้อหาเบื้องต้นไว้แล้ว)
สลับไปที่แท็บ “Layout” บน Ribbon แล้วคลิกปุ่ม “Breaks”
ในเมนูแบบเลื่อนลง ให้คลิกตัวเลือก “Next Page” ตามคำอธิบาย การทำเช่นนี้จะสร้างตัวแบ่งส่วนและเริ่มต้นส่วนใหม่ในหน้าถัดไป
เมื่อคุณได้สร้างส่วนแยกต่างหากแล้ว คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบของหมายเลขหน้าที่นั่นได้ สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือแบ่งลิงก์ระหว่างส่วนเบื้องต้นใหม่ของคุณกับส่วนถัดไปที่เนื้อหาหลักของเอกสารของคุณเริ่มต้น ในการทำเช่นนั้น ให้เปิดพื้นที่หัวกระดาษหรือท้ายกระดาษ (ทุกที่ที่คุณมีหมายเลขหน้าของคุณ) ในส่วนหลักของเอกสารของคุณ บนแท็บ “Design” ในส่วน “Header & Footer Tools” ของ Ribbon ให้คลิกตัวเลือก “Link to Previous” เพื่อแยกลิงก์ไปยังส่วนหัวและส่วนท้ายของส่วนก่อนหน้า
เมื่อคุณทำลายลิงก์แล้ว คุณสามารถแก้ไขการกำหนดหมายเลขหน้าได้ตามต้องการ ใช้เวลาไม่กี่ขั้นตอน
เริ่มต้นด้วยการเปิดพื้นที่ส่วนหัวและส่วนท้ายของหน้าใดๆ ในส่วนเบื้องต้นนั้น คุณจะเห็นว่าการกำหนดหมายเลขหน้ายังคงมีอยู่ก่อนที่คุณจะสร้างตัวแบ่งส่วนใหม่
คลิกขวาที่หมายเลขหน้าและเลือกคำสั่ง “Format Page Numbers” จากเมนูบริบท
ในหน้าต่างรูปแบบหมายเลขหน้า เลือกประเภทของตัวเลขที่คุณต้องการใช้สำหรับส่วนจากเมนูแบบเลื่อนลง “Number Format” ในที่นี้ เราใช้เลขโรมันตัวพิมพ์เล็กแบบมาตรฐานแล้ว คลิก “OK” เมื่อเสร็จแล้ว
และคุณจะเห็นว่าการใส่เลขหน้าของเราในส่วนนั้นได้เปลี่ยนเป็นเลขโรมัน
มีอีกหนึ่งขั้นตอนที่คุณต้องทำ เลื่อนลงไปที่หน้าแรกในส่วนถัดไปของคุณ (หน้าที่มีเนื้อหาหลักในเอกสารของคุณ) คุณจะเห็นว่าการใส่เลขหน้าไม่น่าจะเริ่มที่หน้าหนึ่ง นั่นเป็นเพราะมันรักษาหมายเลขเดิมไว้ก่อนที่คุณจะสร้างส่วนเพิ่มเติมนั้น
มันเป็นการแก้ไขที่ง่ายแม้ว่า คลิกขวาที่หมายเลขหน้าและเลือกคำสั่ง “Format Page Numbers” จากเมนู
ในหน้าต่างรูปแบบหมายเลขหน้า ให้เลือกตัวเลือก “Start At” จากนั้นตั้งค่ากล่องทางด้านขวาเป็น “1” เพื่อเริ่มส่วนในหน้าที่หนึ่ง
นั่นคือทั้งหมดที่มีให้ ตอนนี้คุณควรมีสองส่วนที่มีตัวเลขและรูปแบบต่างกัน
การควบคุมหมายเลขหน้าโดยใช้ฟิลด์
หมายเลขของ Word ทุกหน้าของคุณ แต่ตัวเลขเหล่านั้นยังคงซ่อนอยู่เว้นแต่คุณจะบอกให้ Word แสดง การใส่โค้ดฟิลด์ที่ใดก็ได้บนหน้า คุณสามารถบอกให้ Word เปิดเผยหมายเลขหน้าได้ ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณควบคุมหมายเลขหน้าได้อย่างดี นอกจากนี้ยังให้คุณใส่ตัวเลขได้ทุกที่ที่คุณต้องการ ไม่ใช่แค่ในส่วนหัว ส่วนท้าย และระยะขอบ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใส่ลงในกล่องข้อความได้หากต้องการ
วางจุดแทรกของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการแทรกหมายเลขหน้า จากนั้นกด Ctrl+F9 เพื่อแทรกวงเล็บคู่ของฟิลด์ ซึ่งมีลักษณะดังนี้: { } จากนั้นพิมพ์ “PAGE” ในวงเล็บดังนี้:
คุณยังสามารถใช้สวิตช์สองสามตัวร่วมกับคำสั่ง PAGE ที่ให้คุณควบคุมลักษณะที่ตัวเลขของคุณปรากฏได้ ใช้รหัสใดรหัสหนึ่งด้านล่างเพื่อให้ตัวเลขของคุณมีรูปลักษณ์ที่คุณต้องการ
{ หน้า \* อาหรับ } { หน้า \* ตัวอักษร } { หน้า \* ตัวอักษร } { หน้า \* โรมัน } { หน้า \* โรมัน }
ในการดำเนินการให้เสร็จสิ้น ให้คลิกขวาที่ใดก็ได้ระหว่างวงเล็บและเลือกคำสั่ง “อัปเดตฟิลด์” จากเมนูบริบท
ต่อไปนี้คือตัวอย่างหมายเลขหน้าที่เราแทรกลงในกล่องข้อความที่ด้านล่างขวาของหน้า
แก้ไขเลขหน้าเสีย
หาก หมายเลขหน้าของคุณเสียหายในเอกสาร อาจปรากฏไม่ตามลำดับหรือเริ่มใหม่โดยไม่ได้ตั้งใจ เกือบทุกครั้งเป็นเพราะปัญหาเกี่ยวกับส่วนต่างๆ
สำหรับ Word เอกสารไม่ใช่สิ่งสำคัญสำหรับการจัดรูปแบบ Word แบ่งสิ่งต่าง ๆ ออกเป็นส่วน ๆ ย่อหน้า และอักขระ—และนั่นคือทั้งหมด
ในการแก้ไขเลขหน้าที่เสีย ให้เริ่มต้นด้วยการระบุส่วนต่างๆ ในเอกสารของคุณ วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการสลับไปที่เมนู “View” บน Ribbon จากนั้นคลิกปุ่ม “Draft” เพื่อเข้าสู่มุมมองแบบร่าง
ในมุมมองแบบร่าง Word จะแสดงให้คุณเห็นว่าตัวแบ่งส่วนเกิดขึ้นที่ใดและตัวแบ่งประเภทใด
เมื่อคุณระบุตำแหน่งของตัวแบ่งส่วนแล้ว ให้สลับกลับไปที่มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ (เพื่อให้คุณเห็นส่วนหัวและส่วนท้ายได้ง่ายขึ้น) นี่คือที่ที่คุณจะต้องเริ่มงานนักสืบ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนต่างๆ ที่คุณต้องการกำหนดหมายเลขหน้าอย่างต่อเนื่องมีส่วนหัวและส่วนท้ายที่เชื่อมโยงเข้าด้วยกัน และส่วนที่คุณไม่ต้องการให้มีการกำหนดหมายเลขแบบต่อเนื่องมีลิงก์เสีย คุณยังสามารถใช้วิธีการที่เราได้กล่าวถึงในบทความนี้เพื่อให้แน่ใจว่าการใส่หมายเลขหน้าของส่วนเริ่มต้นที่หมายเลขที่ถูกต้อง
ที่มา : https://www.howtogeek.com
