การใช้ Template ใน Microsoft Word นั้นเป็นตัวช่วยที่ดี เพรานำไปสร้างเอกสารได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องตั้งค่าอะไรเพิ่มเติม เช่น เค้าโครงหน้า สไตล์ การจัดรูปแบบ แท็บ ข้อความต้นแบบ และอื่นๆ เมื่อคุณบันทึกเอกสารเป็นเทมเพลต คุณจะสามารถใช้เทมเพลตนั้นเพื่อสร้างเอกสารใหม่ได้เลย
โดยในไฟล์เอกสารนั้นก็จะมี ข้อความทั้งหมด (และรูปภาพ และเนื้อหาอื่นๆ) ตามที่เทมเพลตมี ช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก เมื่อคุณสร้างเอกสารหลายฉบับที่จำเป็นต้องมีการจัดวาง รูปแบบ และข้อความต้นแบบที่เหมือนๆกัน
วิธีบันทึกเอกสารเป็น Template
เริ่มแรก คุณจะต้องสร้างไฟล์เอกสารที่ต้องการเป็น Template เช่น ตัดข้อความ (และรูปภาพ และอื่นๆ) หรือตั้งค่าเค้าโครงหน้า ระยะขอบ ส่วน คอลัมน์ เป็นต้น
เมื่อได้เอกสารที่ต้องการแล้ว ก็ให้บันทึกเป็นเทมเพลต เปิดเมนู “File” จากนั้นคลิกคำสั่ง “Save As”
เลือกที่อยู่จัดเก็บไฟล์เทมเพลต
หลังจากพิมพ์ชื่อเทมเพลตของคุณแล้ว ให้เปิดเมนูดรอปดาวน์ใต้ฟิลด์ชื่อ แล้วเลือกตัวเลือก “Word Template (*.dotx)”
คลิกปุ่ม “Save”
แค่นั้นแหละ. คุณได้บันทึกเทมเพลต Word แบบกำหนดเองได้แล้ว
วิธีสร้างเอกสารใหม่โดยใช้เทมเพลต
เมื่อคุณบันทึกเทมเพลตแบบกำหนดเองเสร็จแล้ว ก็สามารถสร้างเอกสารใหม่ โดยอ้างอิงจากเทมเพลตที่สร้างไว้ได้ วิธีใช้งานที่ง่ายที่สุด คือเปิดโปรแกรม Word ในหน้าจอเริ่มต้น ตรงนี้แสดงเทมเพลตเด่นจำนวนมาก ที่มีอยู่แล้วในตัวเครื่องหรือดาวน์โหลดมา จากนั้นคลิกลิงก์ “PERSONAL” ที่ด้านบนของหน้าต่าง เพื่อแสดงเทมเพลตที่กำหนดเอง จากนั้นคลิกที่เทมเพลตที่ต้องการ Word จะสร้างเอกสารใหม่
ตามค่าเริ่มต้นของโปรแกรม MS Word จะชอบบันทึกเทมเพลตลงใน Documents\Custom Office Templates ซึ่งจะแสดงพร้อมกับเทมเพลตอื่นๆที่คุณสร้างในแอป Office
ในการบันทึก Template ที่สร้างไว้ เราสามารถเก็บไฟล์ไว้ในโฟลเดอร์อื่นๆได้ แต่ว่ามันไม่แสดง Template ที่เราทำไว้ในหน้าจอเริ่มต้นของ MS Word วิธีใช้เพียงแค่ ดับเบิลคลิกที่ไฟล์เทมเพลตนั้นๆในโฟลเดอร์แทน
ทั้งนี้เรายังสามารถเปิดเทมเพลตใน MS Word เพื่อให้สามารถแก้ไขได้ โดยคลิกขวาที่ไฟล์ จากนั้นเลือกคำสั่ง “Open” จากเมนู ตามภาพ
เราสามารถเปลี่ยน “ที่อยู่เริ่มต้น” ในการบันทึกเทมเพลตของ โปรแกรม MS Word ได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณบันทึกเทมเพลต โดยไม่ต้องเปลี่ยนที่อยู่เก็บไฟล์บ่อยๆ และสามารถเข้าถึงได้จากหน้าจอเริ่มต้นของ MS Word อีกด้วย
เริ่มแรก ให้ไปที่ เมนู “File” คลิกคำสั่ง “Options” ในหน้าต่าง “Word Options” ให้เลื่อนหมวดหมู่ “Save” ที่อยู่ทางด้านซ้าย และทางด้านขวาในวงกลมสีแดง ให้พิมพ์เส้นทางที่คุณต้องการ บันทึกเทมเพลตในกล่อง “Default personal templates location” คลิก “OK” เมื่อเสร็จแล้ว
ในที่สุดเทมเพลตของ MS Word ก็ใช้งานได้เหมือนกับเอกสาร Word ทั่วไป ทำให้ง่ายต่อการสร้างเอกสารใหม่ ทำให้งานของเราเสร็จเร็วขึ้น
ที่มา : https://www.howtogeek.com
