สอนใช้ฟังชั่นย้อนกลับรายการที่เป็น List รายชื่อ ใน Microsoft Word

หากเราสร้าง list รายการในโปรแกรม MS word ไปเรื่อยๆแล้วพบตัวรายการเพิ่มไปนั้นสลับกัน ซึ่งถ้ามาทำนั่งสลับรายการทีละอันมันเสียเวลามากมาย ดังนั้นในบทความนี้จะแนะนำเคล็ดลับวิธี ใช้ฟังชั่นย้อนกลับรายการที่เป็น List รายชื่อกันค่ะ

หมายเหตุ : เคล็ดลับนี้ใช้ได้กับรายการที่มีความยาวเท่าใดก็ได้ รายการสี่รายการของเราเป็นเพียงตัวอย่างง่ายๆ หากคุณมีรายการที่มีหลายสิบหรือหลายร้อยรายการ นี่เป็นการประหยัดเวลาได้มาก

วิธีย้อนกลับรายการลำดับ

เมื่อต้องการย้อนกลับรายการลำดับเลขใน Word ให้เลือกรายการในไฟล์เอกสาร Word แล้วกด Ctrl+C เพื่อคัดลอก

วางเคอร์เซอร์ในไฟล์ Word ในตำแหน่งที่ต้องการจัดลำดับรายการใหม่ คลิกลูกศรลงบนปุ่ม “Paste” แล้วเลือก “Paste Special” จากเมนูแบบเลื่อนลง

ในกล่องโต้ตอบ Paste Special ให้เลือก “Unformatted Text” ในกล่อง “As” แล้วคลิก “OK”


ข้อความจะถูกวางลงในเอกสารโดยไม่มีการจัดรูปแบบ ดังนั้น รายการจึงไม่เป็นรายการที่มีตัวเลขอีกต่อไป ตัวเลขเป็นเพียงข้อความ และแต่ละหมายเลขและรายการจะถูกคั่นด้วยแท็บ (เปิดใช้งานอักขระที่ไม่พิมพ์ชั่วคราวเพื่อให้คุณเห็นอักขระแท็บ (ลูกศรขวา) ระหว่างตัวเลขและรายการในภาพด้านล่าง) ตอนนี้ เราจะแปลงรายการนี้เป็นตารางเพื่อให้จัดเรียงได้ ดังนั้น เลือกข้อความที่คุณเพิ่งวางและคลิกแท็บ “Insert”

คลิกปุ่ม “Table” ในส่วนตารางและเลือก “Convert Text to Table” จากเมนูแบบเลื่อนลง

กล่องโต้ตอบแปลงข้อความเป็นตารางจะปรากฏขึ้น คลิก “OK” เพื่อยอมรับการตั้งค่าเริ่มต้น

ตารางจะถูกเลือกตามค่าเริ่มต้นเมื่อคุณวางตาราง ในการเรียงลำดับรายการใหม่ เราจะจัดเรียงตามคอลัมน์แรก โดยปล่อยให้ตารางที่เลือกไว้แล้วคลิกแท็บ “Home”

คลิกปุ่ม “Sort” ในส่วนย่อหน้า44

ในกล่องโต้ตอบการเรียงลำดับภายใต้การจัดเรียงโดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก “Column 1” จากรายการแบบเลื่อนลงและเลือกตัวเลือก “Descending” ทางด้านขวา คลิก “OK”

แถวในตารางจะกลับด้าน ดังที่แสดงด้านล่าง เลือกคอลัมน์แรกในตาราง คลิกขวาที่คอลัมน์ จากนั้นเลือก “Delete Columns” จากเมนูป๊อปอัป

ตอนนี้ เราจะแปลงตารางแบบคอลัมน์เดียวกลับเป็นข้อความ เลือกตารางและคลิกแท็บ “Layout”

ในส่วนข้อมูล คลิก “Convert to Text”

คลิก “OK” เพื่อยอมรับค่าเริ่มต้น เนื่องจากมีเพียงคอลัมน์เดียว อักขระที่เลือกภายใต้ข้อความคั่นด้วยจึงไม่สำคัญ

หลังจากแปลงตารางเป็นข้อความแล้ว ควรเลือกข้อความโดยอัตโนมัติ เมื่อย้อนกลับลำดับของรายการแล้ว คุณสามารถใช้การกำหนดหมายเลขกับรายการเหล่านั้นอีกครั้งโดยคลิกแท็บ “Home” จากนั้นคลิกปุ่ม “Numbering” ในส่วนย่อหน้า

รายการลำดับเลขของคุณกลับรายการแล้ว

วิธีย้อนกลับรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย

การกลับรายการหัวข้อย่อยก็ทำได้ง่ายเช่นกัน สิ่งที่คุณต้องทำคือเปลี่ยนรายการหัวข้อย่อยเป็นรายการลำดับเลขโดยไฮไลต์รายการแล้วคลิกปุ่ม “Numbering” ในส่วนย่อหน้าบนแท็บหน้าแรก จากนั้น ทำตามขั้นตอนด้านบนเพื่อย้อนกลับรายการลำดับเลข เมื่อกลับรายการแล้ว ให้ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยกับรายการ แทนที่จะนับ