โดยปกติเอกสารที่มาจากไฟล์ “PDF” นั้น คือชนิคไฟล์ยอดนิยมที่ใช้เป็นขั้นตอนสุดท้ายในการจัดส่งให้กับผู้ใช้งานทั่วไป เช่น ใบแจ้งหนี้,ใบเสร็จรับเงิน,ไฟล์นำเสนองาน (power point),หรือ ใบรายงานต่างๆที่แสดงเป็นตารางก็นิยม Export เป็นไฟล์ PDF ทั้งนั้น นั้นก็เพราะคุณสมบัติชั้นยอดของไฟล์ PDF
นั้นก็คือสามารถ Export เป็นไฟล์ได้เป๊ะมาก เหมือนกับไฟล์ต้นฉบับไม่หลุด style งานเลย ทั้ง รูปแบบ Font และการจัดวางงาน แถมขนาดไฟล์งานก็ยังเบาอีกตังหาก เปิดที่เครื่องไหนๆก็ไม่ผิดเพี้ยนอีกด้วย ดังนั้น หลายคนจึงนิยมใช้ไฟล์งานนี้ส่งต่อให้คนอื่นเป็นขั้นตอนสุดท้าย
อยาก Copy PDF ลง Excel ตรงๆเลยได้ใหม
หากเราอยากนำข้อมูลที่เป็นตารางที่อยู่ไฟล์ PDF มาวางในโปรแกรม Excel จู่ๆจะ Copy PDF ลง Excel ไปตรงเลยก็จะทำให้ข้อมูลของเพี้ยนได้ อย่างเช่นดังภาพด้านล่างนี้
หลายคนอาจจะคิดถึงโปรแกรมเสริมต่างๆหรือเว็บไซต์ที่ให้บริการแปลงไฟล์จาก PDF เป็นไฟล์ Excel แต่วิธีนี้อาจจะยุ่งยากต้องหาโปรแกรมอีก ดังนั้นในบทความนี้จะสอนวิธีถ่ายโอนข้อมูลตารางจาก PDF ลงไฟล์ Excel แบบไม่ใช้โปรแกรมเสริมเลยค่ะ
หมายเหตุ: ในเดือนสิงหาคม 2020 การงานฟีเจอร์นี้จะพร้อมใช้งานสำหรับสมาชิก Office 365 เท่านั้น
วิธีแรก : เชื่อมต่อไฟล์ PDF กับ Excel
เริ่มแรกให้เปิดโปรแกรม Excel มาก่อน และทำตามดังนี้
- จากนั้นให้ไปที่แท็บ “DATA”
- เลือก “Get Data” จากนั้นโปรแกรมจะแสดงดรอปดาว
- เลือก “Form File”
- เลือก “Form PDF”
5.ค้นหาไฟล์งานที่ต้องการแปลงในหน้าต่างเรียกดู เลือกไฟล์ แล้วคลิก “Open”
6.จากนั้น เราจะเห็นบานหน้าต่างตัวนำทาง ทางด้านซ้ายคือตารางและหน้าในไฟล์ PDF เมื่อเราเห็นรายการที่เราต้องการนำเข้าให้คลิก “Load” ที่ด้านล่างของหน้าต่างได้เลยค่ะ
เมื่อโหลดข้อมูลของเราจาก PDF แล้ว เราจะเห็นข้อมูลนั้นใน Exeal sheet พร้อมกับแถบด้านข้าง Queries & Connections จุดที่มีประโยชน์นี้ช่วยให้เราปรับข้อมูลที่เชื่อมต่อได้หากต้องการ โดยเราจะอธิบายตัวเลือกเหล่านี้ด้านล่าง
วิธีที่สอง : การปรับแต่งการตั้งค่าการโหลด
1.ถ้าเราต้องการโหลดข้อมูลในรูปแบบเฉพาะ เช่น ตารางเดือนหรือเวิร์กชีตใหม่ ให้เลือกลูกศรแบบเลื่อนลง “Load” และเลือก “Load to” แทน
2.จากนั้นระบบจะแสดงเลือกตัวเลือกในหน้าต่างนี้ค่ะนำเข้าข้อมูลและคลิก “OK” ระบบจะโหลดตารางข้อมูลลงมาทันทีค่ะ
วิธีที่สาม : วิธีแปลงข้อมูลด้วย Power Query
อีกตัวเลือกหนึ่งสำหรับการนำเข้าข้อมูลจาก PDF ของคุณคือการแปลงโดยใช้ Power Query Editor ในหน้าต่างตัวนำทางที่คุณเลือกองค์ประกอบที่จะนำเข้า
- ให้คลิก ” Transform Data” ที่ด้านล่างแทนการคลิก ” Load”
2.ซึ่งจะเปิดหน้าต่างใหม่เป็น Power Query ซึ่งเราสามารถทำสิ่งต่างๆ เช่น การเลือกหรือเพิ่มคอลัมน์ ย้ายแถวและคอลัมน์ จัดการพารามิเตอร์ และจัดรูปแบบข้อมูล และอื่นๆ จากนั้น คลิกเลือก “Close & Load”
