3 ฟีเจอร์ของ Gmail เพิ่มเติมที่คุณควรลองเป็นอย่างมาก

Gmail เป็นบริการอีเมลฟรีของ Google เป็นที่นิยมมากสามารถใช้งานได้ทั้ง Desktop และใน Mobile มาพร้อมกับพื้นที่ฟรี ขนาด 15 GB  ทั้งนี้หลายคนอาจจะใช้ Gmail เพียงเปิดอ่านอีเมลหรือรับส่งอีเมลเท่านั้น ซึ่งตรงนี้เองคุณอาจจะพลาดฟีเจอร์ดีๆที่พลาดไป หรือคุณใช้งานประจำอาจจะหลงลืมฟีเจอรเหล่านี้ไป โดยฟีเจอร์เหล่านี้นั้นไม่ใช่ของใหม่เลย หากคุณมาอ่านบทความนี้แล้วนั้นจะทำให้คุณใช้งานได้อย่างไวขึ้น

อ่านเพิ่มเติม : 3 ฟีเจอร์เด็ดของ Gmail ที่ไม่ค่อยมีใครรู้จักที่คุณควรลอง

เรียกคืนอีเมลด้วยการ “Undo Send”

ขณะที่เราร่างเนื้ออีเมล์เรียบร้อยพร้อมที่จะส่งอีเมล์ไปยังปลายทางแล้ว พอเรากดส่งไปเราดันลืมไปว่าอาจจะลืมแนบไฟล์ หรือวันที่วันสำคัญในการนัดแนะ หรือจะเป็นลืม CC หาผู้รับอีกคนหนึ่ง ในฟีเจอร์ของ Gmail นี้นั้นมีฟังก์ชั่น “Undo Send” ให้ใช้งานอยู่ โดยเราสามารถเรียกคืนอีเมลนั้นได้อย่างรวดเร็วก่อนที่จะส่งถึงกล่องจดหมายของผู้รับ วิธีคือให้สังเกตุ

เมื่อตอนที่เรากดส่งข้อความ เราจะเห็นตัวเลือก “Undo Send” ที่ด้านล่างของ Gmail คลิก “Undo Send” และข้อความของเราจะหยุดส่งไปยังปลายทาง จากนั้น g-mail จะเปิดขึ้นอีกครั้งเพื่อให้gikแก้ไขได้ตามต้องการ

โดยฟีเจอร์นี้ตามค่าเริ่มต้น คือให้เวลาห้าวินาทีในการกดปุ่ม “Undo Send” หลังจากที่เราส่งอีเมล สามารถเปลี่ยนค่านี้เป็น 10, 20 หรือ 30 วินาทีเพื่อให้มีเวลากด “Undo Send” มากขึ้น

วิธีแก้เวลากด “Undo Send”

เริ่มแรกคลิกไอคอนรูปเฟืองที่ด้านบนขวาและเลือก “ดูการตั้งค่าทั้งหมด” ในแถบด้านข้าง จากนั้นทำตามขั้นตอนดังนี้

  1. ไปที่แท็บ “ทั่วไป”
  2. จากเลื่อนลงมามองหาช่อง “ยกเลิกการส่ง จากนั้น เลือกใช้รายการดรอปดาวน์ถัดจาก เลิกทำส่ง เพื่อปรับระยะเวลาการยกเลิก

4.คลิกที่ปุ่ม “บันทึกการเปลี่ยนแปลง” ที่ด้านล่างสุด โดยการปรับแต่งนี้จะมีผลกับบัญชี Gmail บนมือถือด้วย

อีเมลหมดอายุด้วยโหมดความลับ (Confidential Mode)

หากเราต้องการส่งข้อมูลที่สำคัญมากๆ ในโหมดข้อมูลลับ จะทำให้เราสามารถรักษาความความปลอดภัยเพิ่มเติม เพิ่มความเป็นส่วนตัวได้ดียิ่งขึ้น โดย Confidential Mode วิธีนี้ เราสามารถตั้งค่าได้ดังนี้

  • กำหนดวันหมดอายุของอีเมล
  • กำหนดให้ใช้รหัสผ่าน
  • และป้องกันไม่ให้ผู้รับส่งต่อ คัดลอก พิมพ์ หรือดาวน์โหลดอีเมล

วิธีตั้งค่า

หลังจากที่เราเขียนข้อความอีเมลลับสุดยอดเสร็จแล้ว ให้คลิกไอคอน สลับโหมดข้อมูลลับ (Toggle Confidential Mode) ที่ด้านล่างของอีเมลตามภาพ

จาก Gmail จะแสดงหน้าต่างป๊อบอัพขึ้นมา ให้เราทำตามดังนี้

  1. ให้ตั้งค่าวันหมดอายุ
  2. เลือกว่าควรส่งรหัสผ่านที่ Google สร้างแบบไหน ความหมายตัวเลือกมีดังนี้ ไม่มีรหัสผ่านทาง SMS – หากผู้รับไม่ได้ใช้ Gmail เราจะส่งรหัสผ่านให้ทางอีเมล รหัสผ่านทาง SMS – ผู้รับจะได้รับรหัสผ่านทาง SMS (ข้อความ)

เลือก “บันทึก” แล้ว G-mail จากนั้นส่งอีเมล์

เมื่อจัดส่งแล้วพอไปดูอีเมล์ปลายทางจะเห็นได้ว่า มีแจ้งวันและเวลาที่อีเมลนี้หมดอายุและมีแจ้งว่าไม่สามารถ ทำซ้ำ ส่งต่อเมล ดาวโหลด หรือปริ๊นอีเมลนี้ได้

การสร้าง Tasks จากอีเมล

หลายครั้งเรามีอีเมล์เข้ามามากมายหลากหลายรูปแบบ หากเราอยากจัดลำดับความสำคัญของอีเมล์ เราสามารถใช้งานฟังกชั่น Tasks ได้ค่ะ โดยฟังก์ชั่นนี้มีหน้าที่ไว้บริหารจัดการงานในแต่ละวัน สามารถติดตามเมลล์นี้ว่าเสร็จหรือยัง ถ้าเสร็จแล้วก็ mark done ได้ บันทึกเหตุการต่างๆของเมลล์ เป็นโน๊ตสั้นไว้ ตั้งวันเวลาที่ควรทำ โดย Tasks ตัวนี้จะทำงานคู่กับ Google Calendar อีกด้วย

วิธีการสร้าง Tasks

คลิกเข้าไปในอีเมล์ที่ต้องการสร้าง tasks ก่อน

  1. จากนั้น ลากคลุมข้อความสำคัญที่อ่านแล้วจับใจความได้ว่าต้องทำอะไร ตามภาพ
  2. คลิกเลือกไอคอน “เพิ่มใน tasks” เพื่อเพิ่มงาน

3.เมื่อคลิกเพิ่ม tasks แล้ว จะเห็นแถบด้านข้างขวพร้อมกับชื่องานที่สร้างขึ้น จากนั้นเราสามารถ บันทึกข้อความสั้นได้และกำหนดวันที่และเวลาที่ครบกำหนด

4.เราสามารถเข้าถูกรายละเอียดได้เลยโดยการคลิกที่ลิ้งของงาน เวลาที่งานเสร็จแล้วเราสามารถไป mark done ติ๊กถูกได้เลย

จบแล้วกับ 3 ฟีเจอร์ของ Gmail เพิ่มเติมที่คุณควรลองเป็นอย่างมาก คราวที่แล้วเราก็มีแนะนำ 3 ฟีเจอร์เด็ดของ Gmail คุณสามารถเอาใช้ได้เหมือนจะทำให้เราจัดการงานได้ไว  หากใครสนใจ ดูแลระบบคอม หรือ รับวางระบบ Network ติดต่อเรามาได้เลยค่ะ

ที่มา : https://www.howtogeek.com