แนะนำ 6 ฟีเจอร์เด็ดของ Google Drive ที่ใครหลายคนอาจจะไม่รู้

1.ค้นหาไฟล์ใน Google Drive แบบขั้นสูง

หากเราอัพเดทไฟล์ข้อมูลเข้าไปใน Google drive มาหลายไฟล์แล้ว หากคุณไม่สร้างโฟลเดอร์จัดเก็บดี ๆการค้นหาไฟล์แต่ละครั้งอาจจะเป็นเรื่องยาก ดังนั้น Google มีฟีเจอร์ดี ๆ ในการค้นหาไฟล์แบบขั้นสูง

วิธีการใช้งาน

ป้อนคำหลักหรือวลีในช่องค้นหาในไดรฟ์ที่ด้านบนของหน้าหลัก จากนั้นคลิกไอคอน “แสดงตัวเลือกการค้นหา” ที่อยู่ทางด้านขวาของช่องค้นหา ตามลูกศรสีแดง

รูปภาพแสดง การค้นหาใน Google Drive

เราเห็นแบบฟอร์มการค้นหาเชิงลึกไปอีก สามารถเลือกประเภทหรือเจ้าของไฟล์ ใช้คำหลักภายในไฟล์หรือชื่อไฟล์ เลือกตำแหน่ง เลือกตัวเลือกวันที่แก้ไขเป็นต้น

รูปภาพแสดง การค้นหาใน Google Drive

เมื่อเซ็ตติ้งเงื่อนไขแล้ว เลือก “ค้นหา” จากนั้นดูผลลัพธ์ หากคุณทราบว่าไฟล์อยู่ในโฟลเดอร์ใด คุณยังสามารถค้นหาได้โดยตรงในโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์

2.รับลิ้งโดยตรงที่ไฟล์ได้ทันที

ใน Google Drive นั้นมีฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มากมายที่ช่วยให้เราใช้งานง่าย อีกอันหนึ่งที่เป็นประโยชน์เช่นอย่าง รับลิงก์โดยตรงไปยังไฟล์เลย โดยไม่ต้องเปิดไฟล์ด้วย จากนั้นส่งต่อลิ้งไฟล์ให้คนอื่น ๆ ได้เข้าไฟล์ได้เลยทันที

คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือก “รับลิงก์”

รูปภาพแสดง การค้นหาใน Google Drive

จากนั้นเราสามารถเลือก “คัดลอกลิงก์” เพื่อใช้งานต่อได้เลย หรือเราจะสามารถใช้ช่องนี้แชร์ลิงก์โดยการป้อนที่อยู่อีเมลของผู้ต้องการส่งข้อมูลให้

รูปภาพแสดง การค้นหาใน Google Drive

3.ทำงานกับไฟล์ Microsoft Office

ใน Google Drive มีการรองรับการเปิดไฟล์ได้หลากหลายรูปแบบ ทั้งยังสามารถใช้งานกับไฟล์ Office หลักการทำงานเสมือน Microsoft Office ของ windows เลย ทั้ง Word, Excel หรือ PowerPoint ก็สามารถสร้างและแก้ไขได้ที่ Google Drive โดยไม่จำป็นดาวโหลดออกจาก Google Drive แล้วไปแก้ไขใน Microsoft Office

วิธีเปิดไฟล์ Office ใน Google Drive

นอกจากนี้ เราสามารถดาวน์โหลดเอกสาร Docs, Sheets และ Slides ในรูปแบบ Microsoft Office ได้เลย แต่หากอยากเปิดไฟลเอกสาร เริ่มแรกให้อัปโหลดไปยัง Google ไดรฟ์ > จากนั้นดับเบิลคลิกหรือคลิกขวา > คลิกที่เปิดด้วย > แล้วเลือกจาก “Google เอกสาร”

รูปภาพแสดง การค้นหาใน Google Drive

4.จัดการเวอร์ชันไฟล์

วิธีการดูเวอร์ชั่นไฟล์นั้นใช้หลักการเดียวกัน รับลิ้งโดยตรงที่ไฟล์ โดยไม่ต้องเปิด ฟีเจอร์นี้ ใช้งานได้กับไฟล์ PDF และ Microsoft Office ตลอดจนรูปภาพ

คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือก “จัดการเวอร์ชัน”

รูปภาพแสดง การค้นหาใน Google Drive

จากนั้นคุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปที่มีไฟล์แต่ละเวอร์ชัน รวมถึงเวอร์ชันปัจจุบันด้วย

รูปภาพแสดง การค้นหาใน Google Drive

ดังที่คุณเห็นที่ด้านบนของหน้าต่าง เวอร์ชันเก่าอาจถูกลบหลังจาก 30 วันหรือ 100 เวอร์ชันที่เก็บไว้ หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงการสูญเสียเวอร์ชันก่อนหน้า ให้คลิกจุดสามจุดทางด้านขวาของเวอร์ชันนั้น แล้วเลือก “Keep Forever”

5.การดูกิจกรรม รายละเอียด และคำอธิบายของไฟล์

แม้ว่าการดูรายละเอียดคำอธิบายและกิจกรรมของไฟล์เป็นสิ่งที่ง่าย แต่ว่าก็เป็นสิ่งจำเป็นที่เราต้องรู้ เพราะเราสามารถใช้ประโยชน์จากคำอธิบายใน Google ได้

วิธีเปิดแถบรายละเอียดด้านข้างทำดังนี้ :

• คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือก “ดูรายละเอียด”
• หรือจะเลือกไฟล์แล้วคลิกไอคอนดูรายละเอียด (ตัวอักษรเล็ก “i”) ที่ด้านบนขวา
• เลือกไฟล์ คลิกจุดสามจุดที่ด้านบน แล้วเลือก “ดูรายละเอียด”

รูปภาพแสดง การค้นหาใน Google Drive

จากนั้นเราจะเห็นแถบด้านข้างที่มีสองแท็บ “รายละเอียดและกิจกรรม” สามารถตรวจสอบประเภทไฟล์ ขนาด เจ้าของ วันที่สร้าง และอื่นๆ ด้วยรายละเอียด เมื่อใช้กิจกรรม จะเห็นสิ่งต่างๆ เช่น เวลาอัปโหลดไฟล์หรือเวลาแก้ไข

รูปภาพแสดง การค้นหาใน Google Drive

หากต้องการเพิ่มคำอธิบายให้กับไฟล์ ให้ใช้แท็บรายละเอียดในแถบด้านข้าง ป้อนข้อความของคุณในช่องคำอธิบายที่ด้านล่างแล้วกด Enter หรือ Return นี่เป็นวิธีที่ดีในการแยกความแตกต่างระหว่างไฟล์ที่มีชื่อคล้ายกัน

รูปภาพแสดง การค้นหาใน Google Drive

6.เพิ่มความคิดเห็นไปยังไฟล์

ถือว่าเป็นฟีเจอร์ของ Google ไดรฟ์ที่สะดวกอีกอย่างหนึ่งคือความสามารถในการเพิ่มความคิดเห็นในไฟล์ สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับ short note สำหรับตัวคุณเองหรือผู้ทำงานร่วมกัน

วิธีการเพิ่ม

เปิดไฟล์ในโหมดดูตัวอย่าง เราสามารถทำได้โดยเลือกไฟล์แล้วคลิกไอคอนแสดงตัวอย่าง (รูปตา) ที่ด้านบนหรือคลิกขวาแล้วเลือก “ดูตัวอย่าง”

รูปภาพแสดง การค้นหาใน Google Drive

เลือกส่วนของไฟล์ที่คุณต้องการแสดงความคิดเห็น จากนั้นเลือกไอคอนความคิดเห็นทางด้านขวาหรือด้านบน

รูปภาพแสดง การค้นหาใน Google Drive

พิมพ์ความคิดเห็นของคุณในช่องที่ปรากฏขึ้น แล้วคลิก “แสดงความคิดเห็น”

รูปภาพแสดง การค้นหาใน Google Drive

สังเกตว่าคุณสามารถใช้สัญลักษณ์ @ (At) เพื่อกล่าวถึงผู้ทำงานร่วมกันได้หากต้องการ เป็นโบนัส คุณมีความสามารถในการกำหนดความคิดเห็นของคุณให้กับบุคคลนั้น ทำเครื่องหมายที่ช่อง Assign To แล้วคลิก “Assign”

รูปภาพแสดง การค้นหาใน Google Drive